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年間の予定は「点」でなく「線」で考える。大事なことを見極めよう

こんにちは!「タニモク」編集部です。

目標をたててみても、「なかなか行動に移せない」「何から手をつけてよいのかわからない」「スケジュールをうまく組み立てられない」ということはありませんか?

今回は年間の予定にスポットをあてて、目標から行動に移すときに効果的な「スケジュールの考え方」「時間の使い方」についてお話ししたいと思います。

年間のスケジュールの考え方には2つのパターンがある

初めに、とあるNPO法人の代表の方のお話をご紹介します。
その方のプランニングの考え方は、以下の2つ。

1. 年間のスケジュールはあらかじめ埋めておく
2. 休みをしっかりととる

まず、1.の「年間のスケジュールはあらかじめ埋めておく」です。
その方は、会社のイベントや既に決まっているアポイント、長期休みの期間や家族との旅行などをあらかじめ年間のスケジュールに組み込んでしまうのだそうです。そうすると、それだけで年間の8割が埋まっていくのだとか。

実はこれ、海外のビジネスパーソンがよく行っており、年間を線として捉えて全体を管理する方法なのだそうです。大事な点を決めたうえで、どこに何を入れていくのかを決めていきます。
あらかじめ優先順位をしっかりと決めておくことで、ぶれずに判断ができるメリットがあります。



「休む時間」を確保することも大切

次に、2.の「休みをしっかりととる」について。
1.にも関係しますが、この方は中長期的に体調が優れないことも多かったため、休む時間をしっかりと設けて無理して仕事を詰め込まないことを意識していたそうです。

松下電器(現パナソニック)を一代で築き上げた松下幸之助さんが成功の秘訣を聞かれ、「病弱だったこと」と答えたのは有名なお話。体が弱かったため、"限られた時間の中でどうパフォーマンスを発揮するのか"を常に考えていたとのこと。

休むことは学びの機会にもつながります。マイクロソフト創業者のビル・ゲイツさんは年に数回、1週間の「Think Week」を設け、外部とのコンタクトを一切遮断して読書や考えることに没頭しているそうです。
考える時間をきちんと確保し、気持ちを切り替えたり情報を収集したりすることで脳をアップデートしているのだとか。

休む時間も含め、中長期的にスケジュールを決めておくことには、さまざまなメリットがありそうです。



年間のスケジュールを決めておくことのメリット

年間を線として捉え、あらかじめスケジュールを埋めておく最大のメリットは、優先順位をつけて限られた時間を有効活用できることです。
時間の制約があると「その時間をどのように使うか」「効率的に行うにはどうすればよいか」「残りの時間でできることは何か」を考えるようになるため、パフォーマンスや生産性が高まります。

逆に、大事な時間をしっかり確保せずその瞬間や点で場当たり的に取り組むと、「なぜこれをやっているのだろう?」と優先順位がぶれてしまったり、パフォーマンスが低下したりする可能性があります。

仕事、会議、旅行、家族との予定、趣味の時間、休む時間ーー
時間を有効に使うためには、まず、自分のやるべきことややりたいこと、なりたい姿に向けてアプローチする大切な時間が何かを考え、最初におさえてみましょう。
大事な点を決めると、合間に何を入れ込むのか、何を続けて、何をやめるのかを整理することができます。特に、やらないことを決めることは、大事なことに集中できることにもつながります。

まもなく4月、新年度が始まります。
時間の管理・スケジュールの管理が苦手だという人は、行き当たりばったりの「点」ではなく、「線」を意識して年間のスケジュールを組むことから始めてみてはいかがでしょうか。
自分の中で優先順位を決めて、大事なことに時間を有効活用していきましょう!

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